Căn cứ nào xác định hóa đơn hợp lệ?

Để xác định được hóa đơn hợp lệ cần căn cứ vào các quy định của pháp luật. Đối với hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử sẽ có những căn cứ riêng biệt.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu vào.

Tuy nhiên ở đây chỉ xét tới hóa đơn điện tử vì vậy cơ sở để xác định hóa đơn hợp lệ sẽ dựa vào 2 văn bản đó là:

- Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/09/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/09/2019 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Theo pháp luật Việt Nam hóa đơn được quy định rất chặt chẽ về nội dung và hình thức đối với cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Theo Nghị định mới nhất của Chính phủ quy định về sử dụng hóa đơn chứng từ trong các doanh nghiệp bắt buộc mọi doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đều buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử tính đến ngày 01/11/2020.

Ta chỉ xét đến hóa đơn điện tử hợp lệ.

Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hoá đơn hợp phải đảm bảo đầy đủ nội dung, các tiêu thức và yêu cầu ghi trên hóa đơn theo quy định của Pháp luật.

>> Tham khảo: Thủ tục chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo thỏa mãn được Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC và khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Những trường hợp hóa đơn điện tử đặc biệt quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung.

Hóa đơn điện tử có các nội dung chính cơ bản sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán;

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

>> Tham khảo: Phương pháp tính thuế TNCN rút gọn đối với thu nhập từ tiền lương tiền công.

i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có);

Hóa đơn giấy cũng có các nội dung tương tự tuy nhiên do đặc điểm hóa đơn giấy khác hóa đơn điện tử sẽ trừ nội dung về chữ ký số thay vào đó là chữ ký tay của người chịu trách nhiệm pháp lý của cả bên bán và bên mua (nếu có). Hóa đơn giấy sẽ có dấu của doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân, kèm theo.

Theo Luật Kế toán và Giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử 10 năm giống như khi sử dụng hóa đơn giấy. Vậy bên mua lưu trữ như thế nào?

>> Tham khảo: Kê khai hóa đơn đầu vào được quy định thế nào?

Với hóa đơn điện tử đầu vào, bên mua có thể lưu trữ theo các bước như sau:

Bước 1: Tạo Danh bạ Email nhà cung cấp (để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu sau này)

Bước 2: Lưu vào một Email riêng (Email này thông báo cho bên bán để bên bán xuất hóa đơn gửi hóa đơn cũng như thông báo xuất hóa đơn điện tử)

Bước 3: Lập thư mục Google Drive với chính Email nhận đó

Bước 4: Khi nhận được email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính hoặc copy ra thêm ổ cứng lưu trữ ngoài(tránh máy tính bị hư hỏng ổ cứng), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, Tên người bán, Số hóa đơn sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào (để thuận tiện cho việc tìm kiếm hóa đơn tra cứu)

Bước 5: Upload lên thư mục Google Drive theo tháng /quý/năm…

>> Tham khảo: Kê khai thuế TNCN từ tài sản nhà đất.

Bước 6: Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/