Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy, về bản chất, đều là các chứng từ kế toán, do các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng quy định của luật kế toán.

>> Tham khảo: Hướng dẫn doanh nghiệp kê khai hóa đơn điều chỉnh tăng.

Tuy nhiên, khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn áp dụng công nghệ số. Các hóa đơn điện tử sẽ được thể hiện ở dạng dữ liệu; do các đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật, thông qua các phương tiện điện tử.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người nộp thuế thực hiện hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ thời điểm được cơ quan thuế chấp nhận Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cũ (theo những văn bản pháp luật đã hết hiệu lực) và thực hiện hủy hóa đơn đúng quy định.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Trường hợp 2: Người nộp thuế đã xuất hóa đơn và gửi cơ quan thuế nhưng phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì áp dụng hủy hóa đơn như sau: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu chưa gửi hóa đơn cho người mua thì khi phát hiện sai sót, người bán hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử sau đó sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐ ĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo cho cơ quan thuế.

Kế tiếp, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế. Cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua. Đối với những hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.

Theo quy định nêu trên thì hóa đơn điện tử đã kê khai mới phát hiện ra sai sót thì cần lập hóa đơn điều chỉnh. Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

>> Tham khảo: Thuế TNCN hợp đồng khoán việc là bao nhiêu?

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.”

Cách tiến hành hủy hóa đơn điện tử với các trường hợp phải hủy hóa đơn đã được quy định rất rõ trong Khoản 3, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể, trình tự cách hủy hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành như sau:

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy


Trước tiên, các đơn vị kinh doanh cần phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

Bước 2: Lập Hội đồng hủy hóa đơn

Các đơn vị kinh doanh cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Yêu cầu với hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

Riêng đối với các trường hợp là hộ và cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.

Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn.

Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu biên bản hủy hóa đơn xảy ra bất kỳ sai sót gì.

>> Tham khảo: Mẫu bảng cân đối kế toán.

Bước 4: Hoàn tất hồ sơ hủy hóa đơn điện tử

Cuối cùng, cách hủy hóa đơn điện tử đúng nhất là các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành hồ sơ hủy hóa đơn để hoàn tất thủ tục cho việc hủy hóa đơn.

Hồ sơ hủy hóa đơn đối với hủy hóa đơn điện tử bao gồm:

– Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Yêu cầu chi tiết với nội dung cần hủy bao gồm: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).

– Biên bản hủy hóa đơn

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; lý do hủy; ngày giờ hủy và phương pháp hủy.

Theo như quy định, các hồ sơ hủy hóa đơn phải được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

>> Tham khảo: Truyenthu, Camtruyen, Gzone6.

Riêng đối với thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/