Thiết kế mẫu hóa đơn với phần mềm Einvoice

Để thiết kế mẫu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử được quy định thế nào?

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Để có thể tiến hành thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, trước tiên bạn phải đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.

Cụ thể với phần mềm E-invoice của ThaisonSoft, bạn tiến hành đăng nhập bằng cách:

– Nhập mã số thuế doanh của doanh nghiệp;

– Điền tên đăng nhập;

– Nhập mật khẩu;

– Nhấn nút “Đăng nhập”.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 2: Chọn chức năng “Phát hành” hóa đơn

Trên giao diện chính của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “1. Mẫu hóa đơn” để có thể khởi tạo thêm mẫu hóa đơn mới.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia hóa đơn điện tử và khách hàng đang sử dụng E-invoice theo Thông tư 78, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tiến hành cập nhật kịp thời các tính năng mới của E-invoice chuẩn hóa theo Thông tư 78. Theo đó, các tính năng mới được cập nhật như:

Cập nhật chức năng phát hành hóa đơn

– Cập nhật ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn điện tử.

– Phát hành hóa đơn, đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn theo Thông tư 78.

– Cấp số hóa đơn mới.

Đa dạng mẫu hóa đơn mới được cập nhật

Phần mềm E-invoice cập nhật thêm, hỗ trợ người dùng các mẫu hóa đơn mới đáp ứng đầy đủ về chữ ký số, số hóa hóa đơn theo Thông tư 78. Bên cạnh đó, với kho mẫu hóa đơn đa dạng, E-invoice đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.

>> Tham khảo: Kế toán quản trị bán hàng có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp?

E-invoice bổ sung thêm 02 loại hóa đơn

02 loại hóa đơn mới được cập nhật tại phần mềm E-invoice là:

– Hóa đơn điện tử bán tài sản công.

– Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

Hai loại hóa đơn trên nói riêng và các loại hóa đơn của E-invoice nói chung đều được thiết lập dựa trên tiêu chuẩn của Thông tư 78 và áp dụng theo ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn.

Bước 3: Tạo thêm mẫu hóa đơn điện tử

Trên giao diện “Danh sách mẫu hóa đơn”, bạn nhấn chọn ô “Thêm mới” ở góc trên, bên phải màn hình, để khởi tạo và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử mới cho doanh nghiệp mình.

Tiếp đó, bạn cần tiến hành chọn:

– Chọn “Nguồn mẫu hóa đơn” để lấy mẫu hóa đơn từ “Kho mẫu trực tuyến” có sẵn hay “Mẫu thiết kế riêng” để tự tiến kế mẫu hóa đơn.

Thực tế, “Mẫu thiết kế riêng” là một trong những tính năng mới, riêng có và nổi bật trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft, giúp hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia, vừa đầy tiện ích lại tối ưu tiết kiệm chi phí.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

– Chọn “Loại hóa đơn” mà bạn muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho.

– Chọn “Ngôn ngữ” là tiếng Việt hay song ngữ mà bạn muốn hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.

Ngoài ra, bạn có thể tùy chọn cả khổ giấy, loại trang và có hay không có logo doanh nghiệp cho mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.

Sau khi chọn xong các tiêu chí cơ bản muốn có trên hóa mẫu hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị đến bạn một số mẫu hóa đơn phù hợp với tiêu chí đã lọc, bạn chỉ việc nhấn chọn một trong những mẫu đó để có thể trực tiếp tự thiết kế, chỉnh sửa, tạo mẫu hóa đơn mà mình muốn.

Bước 4: Thiết kế mẫu hóa đơn

Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển tới giao diện chỉnh sửa, thiết kế mẫu hóa đơn. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế tên mẫu HĐ, font chữ hóa đơn, các họa tiết viền, hình nền,… hay chèn logo trên hóa đơn theo như ý muốn của mình và doanh nghiệp.

- Sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn ưng ý, bạn nhấn “Ghi” để lưu lại.

- Khi này, hệ thống sẽ xác nhận lại xem bạn có chắc chắn muốn lưu thiết kế này vào danh sách phát hành mẫu hóa đơn hay không.

- Nếu đồng ý, bạn chỉ cần nhấn ô “Thực hiện” là xong.

>> Tham khảo: Thời hạn nộp tờ khai bổ sung thuế TNCN 2024.

- Tới đây, bạn hoàn tất các bước tự thiết kế hóa đơn và tạo được mẫu hóa đơn doanh nghiệp mình mong muốn.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn có in logo đẹp, ưng ý, doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế trực thuộc, được cơ quan thuế chấp nhận thì mới có thể sử dụng.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/