Lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo

Hội nghị, hội thảo là một trong những cách làm event phổ biến và được các công ty lựa chọn khá nhiều hiện nay. Có thể nói quy trình tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo không quá phức tạp, song yêu cầu cá nhân hoặc đơn vị tổ chức bắt buộc phải có sự chuẩn bị kỹ càng, cũng như cần có một kế hoạch sự kiện thật cụ thể.
Hội nghị, hội thảo là một trong những cách làm event phổ biến và được các công ty lựa chọn khá nhiều hiện nay. Có thể nói quy trình tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo không quá phức tạp, song yêu cầu cá nhân hoặc đơn vị tổ chức bắt buộc phải có sự chuẩn bị kỹ càng, cũng như cần có một kế hoạch sự kiện thật cụ thể.



Với một buổi hội thảo hoặc hội nghị thì thường quy trình gồm các bước như: mở màn là phát biểu đại biểu hoặc nhân vật đại diện, giới thiệu về công ty, sản phẩm dịch vụ hoặc mục tiêu của buổi hội nghị. Kế tới là phần thảo luận, chia sẻ và cuối cùng là các tiết mục giải trí, tặng quà. Để quy trình này được thực hiện bài bản và chuyên nghiệp thì chúng ta cần lên kế hoạch cho các hạng mục tất yếu sau.

Đối tượng tham gia, tham dự

Trong buổi hội nghị thì điều quan trọng nhất là khách mời, sẽ cần có khoản chi phí để in thiệp mời và công tác đón khách mời vào buổi hội nghị. Một đội ngũ PG khoảng 6 tới 10 người là phù hợp với mọi buổi hội nghị, khi tuyển đội ngũ PG này cũng cần lưu ý về thái độ cũng như ngoại hình đồng đều giữa các PG tránh lệch lạc, không ưa nhìn.

Kịch bản hội nghị

Khi lên kế hoạch cho một buổi hội thảo, hội nghị thì một trong những vấn đề mà chúng ta nên tránh là bắt buộc làm việc trước với MC và người diễn thuyết. Điều này sẽ thống nhất được về kịch bản của buổi nói chuyện cũng như về thời gian trình bày thuyết trình, như thế buổi hội nghị hoặc hội thảo của chúng ta sẽ diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian và không bị kéo dài.

Địa điểm

Tùy theo kịch bản và số lượng khách mà các bạn buộc phải lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp. bình thường với những hội thảo hoặc hội nghị lớn cần tổ chức ở khách sạn hoặc các trung tâm hội thảo. Chi phí này là tương đối lớn và sẽ gây khó khăn cho bạn nếu muốn tập duyệt trước khi chính thức tổ chức, vì chi phí thuê này chỉ tính từ thời điểm bắt đầu chính thức buổi hội nghị.



Chính vì thế, khi chọn lựa vị trí cũng đừng quên tìm hiểu cụ thể về các tiện ích, lợi ích của địa điểm để khai thác triệt để như không gian, thiết bị bán ghế, đèn điện..., đưa ra danh sách phần nào có phí và phần nào là không phí để có thể có chiến lược về chi phí thích hợp.

Thực hiện quảng bá

Sự kiện dù đã được chuẩn bị chu đáo nhưng nếu không có khách tham dự thì vẫn là uổng công. Bởi vậy mà việc thực hiện quảng bá cho sự kiện là hết sức cần thiết. Những phương pháp quảng bá ta có thể tham khảo như: mạng xã hội, các kênh quảng cáo tạp chí hoặc dùng email… Riêng với những event có phí tham dự ở mức cao thì chúng ta buộc phải áp dụng phương thức gọi điện. Có thể sử dụng roadshow, sampling để tăng hiệu quả cho truyền thông.

---------------------------------
http://mtd.com.vn/lap-ke-hoach-to-ch...-hoi-thao.html
———————————————

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN MTD VIETNAM

Địa chỉ: Số 2/346 Vĩnh Hưng – Hoàng mai – Hà Nội

Website: www.mtd.com.vn ; Mail : [email protected]

Hotline (24/7): 043.9999.246 - 096.9669.246