Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử

Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử hay còn gọi là Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng không có mã số thuế có hợp lệ không?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Mẫu 04/SS-HĐĐT được hướng dẫn áp dụng như sau:
“Xử lý hóa đơn có sai sót

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

>> Tham khảo: Chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp FDI.

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.”

>> Tham khảo: Biểu tính thuế TNCN từng phần và toàn phần.

Theo các quy định trên, để xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp được lựa chọn hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới hoặc lập hóa đơn thay thế:

- Trường hợp hủy hóa đơn sai sót: Kế toán cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế và lập hóa đơn mới.

- Trường hợp lựa chọn lập hóa đơn thay thế: Kế toán không cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế.

Tùy từng trường hợp, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ khác nhau, cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Bên bán phát hiện ra sai sót

Theo Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu bên bán tự phát hiện sai sót, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.

>> Tham khảo: Thời hạn nộp thuế môn bài.

Trường hợp 2: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn, doanh nghiệp gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp phải kiểm tra lại và gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn nêu trong Thông báo 01/TB-RSĐT.

Với trường hợp này, cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai sẽ được áp dụng theo từng lỗi sai cụ thể như sau:

– Thứ nhất, nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chỉ xảy ra sai sót về tên, địa chỉ người mua thì cách xử lý hóa đơn điện tử sai sẽ được áp dụng theo từng bước dưới đây:

Bên bán sẽ thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót

Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP rồi gửi tới cơ quan thuế và không phải lập lại hóa đơn mới.

>> Tham khảo: Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì?

– Thứ hai, nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hoặc sai hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai sẽ được áp dụng theo hướng dẫn này:

Bên bán và bên mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 gửi tới cơ quan thuế.

Bên bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Theo đó, cách sửa hóa đơn điện tử mới thay thế buộc phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”.

Đồng thời, bên bán phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn thay thế mới rồi gửi tới cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

Sau khi nhận được thông báo, phía cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Cơ quan thuế tiến hành thông báo cho bên bán theo Mẫu số 05 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để bên bán kiểm tra sai sót.

>> Tham khảo: Truyenthu, M5men, Camtruyen, Gzone6.

Bên bán có 02 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, để lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, sau đó gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập nhằm hoàn thành cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai.

Cả hai phía người bán và người mua đều phải lưu ý rằng, các hóa đơn điện tử đã hủy sẽ không có giá trị sử dụng nhưng vẫn phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan thuế cũng như của chính đơn vị kinh doanh đó.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/