Yêu cầu chữ ký trên hóa đơn điện tử

Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số được mặc định là một tiêu thức bắt buộc, không thể không có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn điện tử khi lập xuất.

>> Tham khảo: Tự tạo chữ ký điện tử trên ứng dụng Excel.

Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:

– Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Nếu bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

Thực tế, theo đúng quy định pháp luật thì hai bên bán mua được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông, tuy nhiên chỉ được chuyển đổi duy nhất 01 lần.

>> Tham khảo: Quy định gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử.

Để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn được điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy thì bản hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

– Hóa đơn điện tử phải có ký hiệu xác nhận đã được chuyển đổi, phải được ghi rõ là “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”.

– Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử và họ tên đầy đủ.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử được quy định tại Điều 23, Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Trong đó, các bên tham gia giao dịch điện tử và sử dụng chữ ký điện tử có quyền thỏa thuận các vấn đề sau:

Có thể sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch.

Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

(Trong đó: “Chứng thực chữ ký điện tử” là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005))

Lưu ý: Đối với cơ quan nhà nước, chữ ký điện tử phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn trên app Einvoice.

Trách nhiệm của các bên đối với chữ ký điện tử

- Đối với người ký chữ ký điện tử:

Là người đại diện hợp pháp và có trách nhiệm kiểm soát hệ chương trình ký điện tử và sử dụng thiết bị đó xác nhận quyết định của mình đối với thông điệp dữ liệu được ký.

Có biện pháp tránh việc sử dụng chữ ký điện tử của mình bất hợp pháp.

Khi chữ ký điện tử không còn thuộc sự kiểm soát của mình phải thông báo cho các bên liên quan.

Đảm bảo tính chính xác của thông tin trong chứng thư điện tử.

Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề về chữ ký điện tử của mình.

>> Tham khảo: Các bước thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử.

- Đối với bên chấp nhận chữ ký điện tử:

Thực hiện những nội dung trong thông điệp dữ liệu đã được ký bằng chữ ký điện tử.

Kiểm chứng mức độ tin cậy của chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử.

Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.

Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ quy định tại mục này.

Trên đây là các thông tin giải đáp về chữ ký điện tử. Đây là công cụ không thể thiếu đối với các giao dịch điện tử hiện nay nên doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký điện tử cần nắm được một số quy định quan trọng để áp dụng đúng quy định của pháp luật.

>> Tham khảo: Truyenthu. Camtruyen, Gzone6.

Ngoài ra, Công văn số 2402/BTC-TCT về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính trả lời doanh nghiệp có nêu rõ:

“Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và Điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.”

Ngoài ra, tại dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cũng có đề cập đến các trường hợp dưới đây không cần chữ ký người mua:

- Ngành nghề đặc thù có cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng cuối cùng là cá nhân, hộ gia đình như dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện sinh hoạt, nước sạch, viễn thông, bảo hiểm, vận tải, siêu thị, xăng dầu.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

- Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử.

- Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Có thể nói tiêu thức chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử là một trong những tiêu thức nhiều doanh nghiệp còn vướng mắc.

Với các thông tin trên, doanh nghiệp, đơn vị đã có thể chủ động thực hiện theo đúng quy định.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên tiếp tục cập nhật các văn bản chính sách về lĩnh vực này để kịp thời nắm bắt nếu có thay đổi.

Khi có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể gửi công văn lên cơ quan thuế xin ý kiến giải đáp hoặc chủ động liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để trao đổi và được tư vấn.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn hoàn toàn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/