Quy định điều chỉnh hóa đơn có sai sót

Theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

– Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót thì người bán dùng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh nghiệp vụ.

– Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

– Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót: ghi dấu dương đối với điều chỉnh tăng và ghi dấu âm điều chỉnh giảm đúng với thực tế điều chỉnh.

>> Tham khảo: Chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Có 2 lưu ý khi lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

- Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo điều chỉnh cho một hoặc nhiều hóa đơn sai sót.

- Người bán có thể gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn.

Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 29, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

>> Tham khapr: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Tùy theo mức độ vi phạm mà người bán sẽ bị áp dụng các mức xử phạt khác nhau, nhẹ nhất là cảnh cáo và mức phạt cao nhất có thể lên tới 15 triệu đồng.

Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ xử lý theo những cách sau:

- Hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử sai sót, lập hóa đơn mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế cấp mã sau đó gửi cho người mua.

- Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không cần lập lại hóa đơn

Trường hợp hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện sai sót về tên, địa chỉ nhưng không sai sót về mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không cần lập lại hóa đơn.

>> Tham khảo: Thuế TNCN đóng bao nhiêu phần trăm với mỗi đối tượng và nguồn thu nhập?

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

- Điều chỉnh hóa đơn điện tử

Trường hợp hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện sai sót về mã số thuế, tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn sai quy cách, chất lượng thì có thể chọn một trong hai cách:

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

EInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp hàng đầu: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,… lựa chọn triển khai.

>> Tham khảo: Chế tài xử phạt báo cáo tài chính không trung thực.

Phần mềm Einvoice được thiết kế với những tính năng đáp ứng những nghiệp vụ cơ bản của kế toán viên có liên quan đến hóa đơn điện tử. Có thể kể đến như:

- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn.

- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…

- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan.

- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn.

- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên.

- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ.

Einvoice có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các tác vụ có liên quan đến hóa đơn cực kì nhanh chóng và đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/