Tạo và sử dụng chữ ký điện tử an toàn

Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử được quy định tại Điều 23, Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Trong đó, các bên tham gia giao dịch điện tử và sử dụng chữ ký điện tử có quyền thỏa thuận các vấn đề sau:

- Có thể sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch.

- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

Lưu ý: Đối với cơ quan nhà nước, chữ ký điện tử phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

>> Tham khảo: Tìm hiểu về cách tính thuế xuất nhập khẩu theo giá CIF.

Tạo chữ ký trên Excel là cách được nhiều người sử dụng bởi chèn chữ ký trên Excel sẽ không thể chỉnh sửa được nội dung.

Bước 1: Mở file Excel cần tạo chữ ký, để con trỏ chuột tại vị trí muốn đặt chữ ký, chọn “Insert” => “Text”.

Bước 2: Trong mục Text sẽ hiển thị ra một số mục, bạn chọn “ Signature Line” => “Microsoft Office Signature Line”.

Bước 3: Điền thông tin

Tại mục “Signature Setup”, bạn điền thông tin cho chữ ký của mình:

- Signature Signer: Nhập tên của bạn hoặc của người cần ký.

- Suggested signer’s title: Chức danh của người ký

- Suggested signer’s e-mail address: Địa chỉ email của người ký.

- Allow the signer to add comment in the Sign dialog: Tích chọn nếu muốn thêm nhận xét vào chữ ký.

- Show sign date in signature line: Ngày ký.

- Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn “OK” để hoàn tất.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, chữ ký điện tử có thể tạo trong file Word, sẽ có định dạng .docx. Để tạo chữ ký cá nhân, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập file dữ liệu chữ ký điện tử trên Word

Trên trang Word, bạn nhấp chuột vào biểu tượng ‘Insert” => “Signature Line” để mở giao diện tạo chữ ký điện tử.

Bước 2: Điền thông tin

Khi cửa sổ “Signature Setup” được mở ra, bạn điền đầy đủ các thông tin sau đó nhấn “OK”.

Bước 3: Chèn chữ ký điện tử vào văn bản, tài liệu.

Để sử dụng chữ ký điện tử mới tạo trên Word, bạn chỉ cần mở văn bản cần ký điện tử, click đúp chuột vào vị trí cần ký sau đó cửa sổ “Sign” sẽ được mở ra, lựa chọn “Select Image” và tiến hành chèn chữ ký vào văn bản.

Bên cạnh đó, khi sử dụng chữ ký điện tử cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc để đảm bảo an toàn. Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử được quy định tại Điều 23, Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

Trong đó, các bên tham gia giao dịch điện tử và sử dụng chữ ký điện tử có quyền thỏa thuận các vấn đề sau:

- Có thể sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch.

- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

(Trong đó: “Chứng thực chữ ký điện tử” là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005)).

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập đơn xin hủy tờ khai thuế TNCN dành cho doanh nghiệp.

Lưu ý: Đối với cơ quan nhà nước, chữ ký điện tử phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/