Bảng kê hóa đơn bán hàng gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong quá trình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn thì người bán có thể lựa chọn 2 cách sau:

>> Tham khảo: Mẫu số hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

- Ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn.

- Sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế theo đặc điểm, mẫu mã, chủng loại hàng hóa riêng của người bán nhưng cần đảm bảo các nội dung chính như sau:

- Tên người bán, địa chỉ, mã số thuế.

- Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì cần có thêm tiêu thức “thuế suất GTGT”, “tiền thuế GTGT”. Tổng số tiền thanh toán chưa có thuế GTGT đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.

Lưu ý:

- Nội dung bảng kê cần phải ghi rõ “Kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng… năm” và có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, người mua hàng như trên hóa đơn.

- Nếu bảng kê nhiều hơn 1 trang thì phải được đánh số trang liên tục và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Bảng kê cuối cùng phải có chữ ký của người bán hàng, người mua hàng như trên hóa đơn.

>> Tham khảo: Mẫu báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN gửi Cơ quan Thuế.

- Số bảng kê phát hành phải phù hợp với số liên trên hóa đơn và phải được lưu trữ kèm với hóa đơn để phục vụ cho mục đích kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế khi cần thiết.

- Người bán và người mua thực hiện quản lý, lưu trữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.

Theo Công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục thuế hướng dẫn việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang.

Theo hướng dẫn, doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại lập kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Trường hợp công ty chuyển đổi hóa đơn điện tử ra bản giấy, nếu phần danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn điện tử thì công ty thực hiện tương tự như trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn được thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn.

Trong đó, công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu phần đầu trang sau của hóa đơn:

- Có cùng số hóa đơn như trang đầu.

- Cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu.

- Mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu.

- Ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y”. X là số thứ tự các trang và Y là tổng số trang của hóa đơn.

>> Tham khảo: Thuế TNCN từ trúng thưởng, Thuế TNCN từ tiền lương.

Để đảm bảo hóa đơn được lập theo đúng quy định, doanh nghiệp nên tuân thủ một số nguyên tắc như:

Đảm bảo nội dung trên hóa đơn

- Hóa đơn được lập phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Người bán không được phép tẩy, xóa hoặc sửa chữa hóa đơn.

- Hóa đơn phải dùng cùng máu mực, loại mực không phai và không sử dụng màu mực đỏ.

- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống nếu có.

- Đối với loại hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in có phần gạch trống được lập bằng máy tính thì không cần gạch chéo.

Hóa đơn được lập một lần gồm nhiều liên

Trong quá trình lập hóa đơn, người bán cần lập hóa đơn thành nhiều liên. Nội dung trên các liên hóa đơn phải có cùng một số và thống nhất.

>> Tham khảo: Kê khai thuế GTGT với hàng hóa nhập khẩu.

Đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, tiền nước… khi lập hóa đơn, liên hóa đơn được thay thế bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập.

Người bán phải lập hóa đơn bán hàng

Người bán phải lập hóa đơn bao gồm cả các trường hợp sau:

- Sản phẩm, dịch vụ được sử dụng làm quà tặng, khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu.

- Hàng hóa để cho, tặng, biếu.

- Hàng hóa dùng để trả lương, thưởng cho nhân viên.

- Đối với hàng hóa luân chuyển nội bộ để làm nguyên liệu cho các bước sản xuất khác thì không cần lập hóa đơn.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/