Trường hợp mất hóa đơn đầu vào liên 2

Trường hợp làm mất hóa đơn GTGT đầu vào liên 2, dù là bên bán hay bên mua làm mất thì hai bên cần xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Trong biên bản ghi nhận sự việc cần ghi chú rõ ràng liên 1 của người bán khai và nộp thuế trong tháng nào. Sau đó hai bên ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu lên trên biên bản.

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

Thời điểm xuất hóa đơn được quy định trong Thông tư 68 ban hành năm 2019 hướng dẫn thực thi Nghị định 119 được ban hành trước đó.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Tùy vào đặc điểm của hàng hóa, dịch vụ và lĩnh vực kinh doanh mà các doanh nghiệp sẽ xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử theo các nhóm sau:

• Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu thô, condensate và khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than.
• Hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ.
• Hoạt động cung cấp điện, nước.
• Dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin.
• Dịch vụ xây dựng, lắp đặt.
• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng.
• Các trường hợp mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử.

Nếu thuế GTGT của một số dự án đơn vị đang triển khai, nếu đã đến thời điểm quyết toán mà bị hủy bỏ thì đơn vị không được khấu trừ thuế GTGT trên mỗi hóa đơn.

Vì vậy, doanh nghiệp nên chuyển phần chi phí của những dự án đang tạm dừng sang những dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để được hưởng khấu trừ thuế và tránh bị truy thu khoản thuế này.

>> Tham khảo: Kê khai hóa đơn điện tử đầu vào đối với các chi nhánh khác tỉnh.

Bước 2: Bên bán chụp liên 1 hóa đơn gửi cho người mua

Người bán cần chụp lại liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận người đại diện pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và thực hiện kê khai thuế.

Riêng với các hóa đơn đầu vào thực hiện mua bán tài sản cố định, nếu doanh nghiệp mua các dạng tài sản là ô tô chở người 9 chỗ trở xuống mà có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên sẽ không được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định đó để phục vụ cho các mục đích vận tải thì được khấu trừ. Doanh nghiệp cần lưu ý điểm này về hóa đơn đầu vào.

Trong Công văn số 76605/CT-TTHT của Cục thuế TP Hà Nội, trường hợp các DN sử dụng hóa đơn GTGT, có phát sinh hoạt động xuất khẩu phần mềm cho công ty nước ngoài thì DN sẽ không lập hóa đơn GTGT cho hoạt động này. Thay vào đó, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn thương mại khi xuất khẩu.

Việc lập hóa đơn thương mại sẽ được tiến hành theo hướng dẫn tại Khoản 7, Điều 3 của Thông tư số 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Tại Điều 68 của Thông tư số 38/2015/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ sẽ bao gồm các hoạt động sau:

Sản phẩm gia công; máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn; nguyên liệu, vật tư dư thừa; phế liệu, phế phẩm thuộc hợp đồng gia công theo quy định tại Điều 32, Nghị định 187/2013/NĐ-CP.

Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất và doanh nghiệp trong khu phi thuế quan;

Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp Việt Nam với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và được thương nhân nước ngoài chỉ định giao và nhận hàng hóa với doanh nghiệp khác tại Việt Nam.

Bước 3: Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

Ở bước này, bên nào làm mất hóa đơn thì bên đó làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn để gửi cho cơ quan thuế.

Doanh nghiệp có thể làm trên phần mềm HTKK bằng cách: Vào phần hóa đơn => Chọn “Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC), điền đầy đủ các thông tin, kết xuất file XML sau đó nộp qua mạng như nộp Tờ khai thuế GTGT. 

Đối với hóa đơn đầu vào vào có giá trị từ 20 triệu trở lên, điều kiện bắt buộc là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

Đối với hóa đơn thanh toán nhiều lần:

Tất cả các lần thanh toán đều phải thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng, bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho giao dịch mua bán.

Nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ tiền mua hàng thì cần yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc, chuyển tiền cọc qua ngân hàng. Nếu không thì khoản tiền cọc đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Đối với hóa đơn mua cùng một ngày:

Nếu mua hàng trong cùng một ngày của cùng một đơn vị với tổng tiền mua là từ 20 triệu trở lên nhưng chia nhỏ thành nhiều hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng.

>> Tham khảo: Quy định về chứng thư số.

Vì vậy, khi thanh toán bằng tiền mặt, kế toán cần rà soát các hóa đơn cùng một ngày của đơn vị để tránh trường hợp tổng số tiền mua hàng từ 20 triệu trở lên.

Đối với hóa đơn chuyển tiền qua ngân hàng:

Khi chuyển tiền qua ngân hàng để thanh toán cho các hóa đơn từ 20 triệu trở lên phải sử dụng tài khoản ngân hàng mang tên công ty để chuyển sang tài khoản ngân hàng mang tên của nhà cung cấp. Nếu kế toán sử dụng tài khoản không phải mang tên công ty người bán hoặc người mua trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/