Sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc

Theo Điều 7 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, các tổ chức và cá nhân kinh doanh được phép sử dụng đồng thời nhiều loại hóa đơn khác nhau và phải thông báo về việc phát hành từng loại hóa đơn theo quy định.

>> Tham khảo: Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử.

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn phổ biến nhất là theo Mẫu số 2, Phụ lục kèm theo Thông tư 32 với các thông tin sau:

– Thông tin về đơn vị phát hành: bao gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại.

– Thông tin về loại hóa đơn phát hành: bao gồm tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…), ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Như vậy, theo quy định trên, các doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn đồng thời, tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn phải tuân thủ quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.

Dù có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn khác nhau, nhưng hóa đơn được doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng vẫn cần tuân theo những quy định về nội dung bắt buộc.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, nội dung hóa đơn điện tử bao gồm các tiêu thức bắt buộc và không bắt buộc. Các tiêu thức bắt buộc bao gồm:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử ghi thiếu hình thức thanh toán có hợp lệ không?

- Tên liên hóa đơn: Áp dụng cho hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, mỗi số hóa đơn có 03 liên.

- Số hóa đơn: Là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Phải thể hiện theo đúng thông tin đăng ký.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế.

Như vậy, trả lời cho câu hỏi tiêu đề, mỗi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đều có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc nếu mẫu hóa đơn đó đáp ứng các quy định về nội dung.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi sang việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, trừ trường hợp của doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có hạ tầng công nghệ thông tin hoặc hệ thống phần mềm kế toán.

Tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định cho bãi bỏ Khoản 2, Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Quy định này đồng nghĩa rằng, quy định bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày 01/11/2020 sẽ chính thức được bãi bỏ.

Thay vào đó, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ được chuyển sang ngày 01/07/2022.

>> Tham khảo: Nộp hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, tại Khoản 1, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ cũng khẳng định quan điểm khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin nên tiến hành chuyển đổi, áp dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn 01/07/2022 càng sớm càng tốt.

Tại Điều 60, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã hướng dẫn quy định xử lý chuyển tiếp như sau:

– Trường hợp các đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử (từ này đến 30/06/2022) theo quy định nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn đang sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT, Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

>> Tham khảo: Điều chỉnh hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

– Trường hợp các đơn vị kinh doanh mới thành lập từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30/06/2022, nếu cơ quan thuế có thông báo về việc thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì các đơn vị kinh doanh nhận thông báo phải thực hiện theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế.

Riêng các đơn vị không đáp ứng đủ điều kiện cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục sử dụng hóa đơn đang dùng và phải tiến hành đầy đủ thủ tục gửi tới cơ quan thuế như đã nêu với trường hợp bên trên.

Ngoài ra, Chính Phủ cũng cho phép các đơn vị kinh doanh sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đăng ký hay đặt mua đến hết ngày 30/06/2022.

>> Tham khảo: Truyenthu, M5men, Camtruyen, Gzone6.

Quy định này áp dụng với các doanh nghiệp đã thông báo, phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/20/2020.

Song song với đó, các đơn vị kinh doanh này phải thực hiện thủ tục về hóa đơn theo đúng quy định của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/