Lập hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang

Doanh nghiệp căn cứ vào quy định của Cục Thuế nơi quản lý đơn vị để xử lý tình huống khi danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt quá một trang.

Trường hợp không được phép lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Căn cứ vào khoản 1, Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu doanh nghiệp xuất bán danh mục hàng hóa, dịch vụ quá dài thì có thể tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử nhiều trang. Tuy nhiên, khi phát hành hóa đơn điện tử nhiều trang, các trang hóa đơn sau cần đảm bảo:

• Cùng số hóa đơn với trang đầu tiên.
• Trùng khớp các thông tin về tên công ty, địa chỉ, mã số Thuế của người bán. Nếu người mua là đơn vị Kế toán thì từ trang hóa đơn thứ hai trở đi cần có tên, địa chỉ và chữ ký người mua.
• Trùng khớp về mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn với trang đầu tiên.
• Kèm theo các ghi chú ở trang sau bằng tiếng Việt không có dấu ví dụ như “tiep theo trang truoc - trang a/b”. Trong đó b là số trang, a là số thứ tự của trang hóa đơn.

Như vậy, để tạo lập hóa đơn điện tử nhiều trang khi danh mục hàng hóa, dịch vụ lớn, doanh nghiệp phải đảm bảo các tiêu chí trên. Trường hợp doanh nghiệp không chắc chắn có được xuất bảng kê kèm hóa đơn điện tử hay không cũng nên áp dụng xuất hóa đơn điện tử nhiều trang để đảm bảo tính hợp lệ.

Trường hợp doanh nghiệp được sử dụng bảng kê kèm hóa đơn điện tử

Trường hợp doanh nghiệp thuộc khu vực Cơ quan Thuế chấp nhận bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử thì có thể tham khảo cách thức lập hóa đơn và bảng kê như sau:

Nội dung ghi trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn cần phải thể hiện rõ các nội dung như: kèm theo bảng kê số bao nhiêu, thời gian (ngày, tháng, năm) cụ thể. Danh mục tên hàng hóa chỉ cần ghi tên gọi. Các quy định khác tuân theo Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Nội dung ghi trên hóa đơn điện tử phải đáp ứng một số yêu cầu theo quy định.

Nội dung thể hiện trên bảng kê

Doanh nghiệp có thể tự tạo mẫu hoặc thiết kế bảng kê phù hợp với hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, bảng kê cần đảm bảo các tiêu chí sau:

• Đầy đủ tên người bán, địa chỉ và mã số Thuế của người bán.
• Đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và tiền hàng hóa. Trường hợp người bán nộp Thuế theo hình thức khấu trừ thì cần có mục tiền Thuế giá trị gia tăng.
• Bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ kèm theo hóa đơn số bao nhiêu và thời gian (Ngày, tháng, năm) cụ thể và có đầy đủ chữ ký người bán và người mua.
• Trường hợp bảng kê nhiều trang thì cần đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai. Trang cuối cùng của bảng kê cần có chữ ký của người bán, người mua và đóng dấu như thể hiện trên hóa đơn.