Cách lập biên bản sửa đổi hóa đơn

Khi phát hiện ra những sai sót trong hóa đơn đã lập kế toán buộc phải lập biên bản sửa hóa đơn để điều chỉnh đặc biệt là khi sử dụng hóa đơn giấy. Việc dùng hóa đơn điện tử đã giúp giảm thiểu rất nhiều các sai sót tuy nhiên việc lập biên bản sửa hóa đơn vẫn không thể tránh khỏi.

1.1 Biên bản sửa hóa đơn là gì?

Biên bản sửa đổi hóa đơn hay biên bản điều chỉnh hóa đơn là biên bản được lập theo quy định của Pháp luật dùng sửa chữa, điều chỉnh các sai sót về thông tin trong hóa đơn gốc.

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC biên bản sửa hóa đơn/biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập trong trường hợp hóa đơn đã lập và giao/gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót.

Các sai sót có thể là viết sai tên, địa chỉ công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, số tiền bằng chữ…

1.2 Nội dung của biên bản sửa hóa đơn

Nội dung của biên bản sửa đổi hóa đơn/ biên bản điều chỉnh hóa đơn bắt buộc có những nội dung chính theo quy định sau:

• Căn cứ luật điều chỉnh
• Thông tin của các bên liên quan
• Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập,
• Nội dung điều chỉnh sai sót
• Ký hiệu hóa đơn được điều chỉnh... xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày tháng… ký hiệu…
• Xác nhận chữ ký đóng dấu của các bên

Mẫu biên bản sửa hóa đơn/ biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Đối với biên bản sửa đổi hóa đơn giấy yêu cầu các bên đều phải có xác nhận ký và đóng dấu, đối với biên bản sửa đổi hóa đơn điện tử cần có chữ ký số của các bên để xác nhận.

Cách lập biên bản sửa đổi hóa đơn

Lập biên bản sửa đổi hóa đơn có thể được lập trên giấy hoặc lập trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử ở thời điểm hiện tại thì việc lập biên bản sửa đổi hóa đơn bắt buộc phải thực hiện trên hệ thống phần mềm. 

Cách lập biên bản sửa đổi hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều thuận lợi, đơn giản và hạn chế tối đa các sai sót và được hệ thống cập nhập một cách tự động.

Cách lập biên bản sửa hóa đơn

Hóa đơn điện tử đang dần thay thế toàn bộ hóa đơn giấy, việc lập biên bản sửa hóa đơn/biên bản điều chỉnh hóa đơn cũng cũng dần chuyển sang thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử và thực hiện theo mẫu có sẵn.

Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khá dễ dàng và đơn giản khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thường lập theo chỉ dẫn về hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm.

Cách lập biên bản sửa đổi hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice:

- Bước 1: Truy cập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

- Bước 2: Thực hiện các thao tác điều chỉnh hóa đơn điện tử, thực hiện lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trong từng trường hợp. Ghi rõ nội dung điều chỉnh trong trường hợp muốn điều chỉnh.

- Bước 3: Ký điện tử và xác nhận biên bản điều chỉnh hóa đơn lưu lại và cất giữ

Sau khi hoàn tất các bước ấn lưu lại, thông tin về biên bản sửa đổi hóa đơn sẽ tự động được cập nhật và làm căn cứ để làm sổ sách kế toán.

2.2 Lưu ý khi lập biên bản sửa hóa đơn

Biên bản sửa đổi hóa đơn/ biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.

Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn:

– Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn với hóa đơn điều chỉnh, không được hủy hóa đơn. 

–Trong trường hợp hóa đơn sai tên, địa chỉ trong khi mã số thuế của người mua đúng thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

– Biên bản thu hồi hóa đơn viết sai chỉ được lập khi hóa đơn lập sai đó chưa được kê khai thuế.

– Thời gian trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải trùng với thời gian trên hóa đơn điều chỉnh.

– Cần phải có chữ ký (ghi rõ họ và tên) cùng với dấu của người đại diện các bên, đối với trường hợp lập biên bản điều chỉnh trên phần mềm hóa đơn điện tử thì buộc phải có chữ ký số xác nhận của các bên.

Nguồn: hóa đơn điện tử E-invoice: http://bit.ly/38fF3s6